معظم الجهات تبدأ من كتابة الملف، وهذا هو الخطأ. هذه تسعة أسئلة تكشف جاهزيتك الحقيقية قبل أن تُهدر ثلاثة أشهر في نص لا تسنده أدلة.
في كل دورة تقييم نرى الحالة نفسها: جهة تعلن بدء الاستعداد للجائزة، فيجتمع فريق ويبدأ فورًا في كتابة الملف. بعد ثلاثة أشهر يكتشف الفريق أن نصف ما كُتب لا يسنده دليل، وأن الأرقام المذكورة غير متاحة أصلًا في الأنظمة. الملف يُسلَّم في اللحظة الأخيرة، والنتيجة تأتي أقل من المتوقع.
ملف التقديم ليس نقطة البداية، بل نقطة النهاية. قبل أن تكتب سطرًا واحدًا، أجب عن هذه الأسئلة التسعة بصدق.
أولًا: هل تعرف نقطة انطلاقك؟
- هل نفّذت تقييمًا ذاتيًا موثّقًا خلال آخر اثني عشر شهرًا، بنتيجة رقمية لكل معيار؟
- هل تعرف نتيجتك في الدورة السابقة، وملاحظات المقيّمين حرفيًا لا بالانطباع؟
- هل حدّدت المعايير الثلاثة الأضعف لديك بالاسم والوزن؟
ثانيًا: هل الأدلة موجودة فعلًا؟
هذا هو السؤال الذي يفصل بين الجهات التي تفوز وتلك التي تتعلم. الادعاء بلا دليل مرمّز ومتاح للمقيّم لا يُحتسب، مهما كانت جودة الصياغة.
- هل لديك مصفوفة أدلة تحصر كل متطلب وترمّزه وتتتبع حالته؟
- هل كل رقم تنوي ذكره في الملف مستخرج من نظام يمكن للمقيّم رؤيته؟
- هل لديك بيانات لثلاث سنوات على الأقل لإظهار الاتجاه، لا لقطة واحدة؟
ثالثًا: هل هناك مالك لكل معيار؟
- هل لكل معيار مالك مسمّى بالاسم لا بالإدارة، ولديه تفويض فعلي؟
- هل يعرف هذا المالك أنه سيُقابَل شخصيًا في الزيارة الميدانية؟
- هل خُصص وقت أسبوعي معتمد من الإدارة العليا لعمل الجائزة؟
إذا كانت إجابتك «لا» على ثلاثة أسئلة أو أكثر، فالأولوية ليست الكتابة. الأولوية هي إغلاق الفجوة الفعلية أولًا، ثم توثيقها. الجهات التي تقلب هذا الترتيب تكتب ملفًا جميلًا عن مؤسسة لا وجود لها.
الخطوة التالية
ابدأ بتقييم ذاتي منهجي وتقرير فجوات مرقّم، وخصص من ستة إلى تسعة أشهر لإغلاق الفجوات قبل موعد التقديم. الكتابة تأتي في آخر ثمانية أسابيع، لا في أولها.
لنبدأ بجلسة تشخيص مجانية
أخبرنا بوضعكم الحالي وهدفكم، وسنعود إليكم بتصور أولي للنطاق والمدة والاستثمار خلال يومي عمل.