تبدأ معظم الجهات استعدادها بكتابة الملف، وهذا هو الخطأ. في هذا المقال تسعة أسئلة تكشف مدى جاهزيتك الفعلية، قبل أن تضيع ثلاثة أشهر في كتابة نص لا تدعمه أدلة.
في هذا المقال+
يتكرر المشهد نفسه في كل دورة تقييم: تعلن الجهة بدء الاستعداد للجائزة، فيُشكَّل فريق يبدأ فورًا في كتابة الملف. وبعد ثلاثة أشهر يكتشف الفريق أن نصف ما كتبه لا يدعمه دليل، وأن الأرقام المذكورة غير متوفرة أصلًا في الأنظمة. فيُسلَّم الملف في اللحظة الأخيرة، وتأتي النتيجة أقل من المتوقع.
ملف التقديم هو آخر خطوة في الاستعداد لا أولها. وقبل كتابة أي سطر فيه، أجب عن هذه الأسئلة التسعة بصراحة.
أولًا: هل تعرف نقطة انطلاقك؟
- هل نفّذت تقييمًا ذاتيًا موثّقًا خلال آخر اثني عشر شهرًا، بنتيجة رقمية لكل معيار؟
- هل تعرف نتيجتك في الدورة السابقة، وملاحظات المقيّمين بنصّها لا كما يتذكرها الفريق؟
- هل حدّدت أضعف ثلاثة معايير لديك ووزن كل منها؟
ثانيًا: هل الأدلة موجودة فعلًا؟
هذا السؤال هو الفارق بين الجهات التي تفوز والجهات التي تكتفي باكتساب الخبرة. فأي معلومة لا يدعمها دليل مرمّز ومتاح للمقيّم لا تُحتسب، مهما كانت الصياغة جيدة.
- هل لديك مصفوفة أدلة تحصر المتطلبات جميعها، وترمّز كل متطلب، وتتابع حالته؟
- هل كل رقم تنوي ذكره في الملف مستخرج من نظام يمكن للمقيّم رؤيته؟
- هل لديك بيانات لثلاث سنوات على الأقل تُظهر اتجاه النتائج، لا رقم سنة واحدة فقط؟
ثالثًا: هل لكل معيار مسؤول محدد؟
- هل لكل معيار مسؤول محدد باسمه لا باسم إدارته، ولديه صلاحيات فعلية؟
- هل يعلم هذا المسؤول أن المقيّمين سيقابلونه شخصيًا في الزيارة الميدانية؟
- هل اعتمدت الإدارة العليا وقتًا أسبوعيًا مخصصًا لأعمال الجائزة؟
إذا كانت إجابتك «لا» عن ثلاثة أسئلة أو أكثر، فالأولوية ليست للكتابة، بل لمعالجة الفجوات الفعلية أولًا ثم توثيقها. أما الجهة التي تعكس هذا الترتيب فتكتب ملفًا جيد الصياغة لا يعبّر عن واقعها.
الخطوة التالية
ابدأ بتقييم ذاتي منهجي وتقرير فجوات مرقّم، وخصص من ستة إلى تسعة أشهر لمعالجة الفجوات قبل موعد التقديم. أما الكتابة فمكانها الأسابيع الثمانية الأخيرة.
للتعمق أكثر
فريق الاستشاريين — الابتكار والتميز
يكتب هذه المقالات استشاريو الشركة من واقع مشاريع التميز المؤسسي والجودة وتجربة المتعامل التي ينفذونها مع جهات حكومية وخاصة في الإمارات.
لنبدأ بجلسة تشخيص مجانية
أخبرنا بوضعكم الحالي وهدفكم، وسنعود إليكم بتصور أولي للنطاق والمدة والاستثمار خلال يومي عمل.