الملاحظات التي تتكرر في كل تدقيق تقريبًا، وكيف تعالجها قبل وصول المدقق الخارجي.
في هذا المقال+
بعد عدد كبير من مشاريع التأهيل والتدقيق، يتضح أن الملاحظات نفسها تتكرر في مختلف القطاعات. ومعظمها لا يعود إلى نقص المعرفة، بل إلى أن النظام صُمم لاجتياز التدقيق لا لخدمة العمل.
مراجعة الإدارة الشكلية
محضر مراجعة الإدارة يغطي البنود المطلوبة من حيث الشكل، لكنه يخلو من القرارات. والمواصفة تشترط مخرجات محددة: قرارات بشأن فرص التحسين، والتغييرات المطلوبة، والموارد اللازمة. والمحضر الذي لا يتضمن قرارات موثقة يُسجَّل حالة عدم مطابقة.
إجراءات تصحيحية دون تحليل للسبب الجذري
عبارة «تم تنبيه الموظف» تصحيح للخطأ وليست إجراءً تصحيحيًا؛ فالإجراء التصحيحي يعالج السبب الجذري لمنع تكرار المشكلة. وغياب تحليل السبب الجذري هو أكثر الملاحظات شيوعًا على الإطلاق.
ضبط وثائق غير مطبق فعليًا
- نسخ قديمة متداولة في الأقسام بعد اعتماد نسخة محدثة
- وثائق بلا رقم إصدار أو تاريخ سريان
- سجلات تشترطها المواصفة غير محفوظة أو يتعذر استرجاعها
تقييم الموردين على الورق فقط
توجد معايير معتمدة لتقييم الموردين، لكن لا توجد سجلات تقييم فعلية لأي مورد خلال العام. والمواصفة تشترط التطبيق وحفظ السجلات، لا مجرد وجود الإجراء.
كيف تعالجها قبل التدقيق
نفّذ تدقيقًا داخليًا حقيقيًا قبل موعد تدقيق جهة المنح بستة إلى ثمانية أسابيع، بمدققين مدرَّبين ومستقلين عن الأنشطة التي يدققونها، ثم عالج الملاحظات بتحليل موثق للسبب الجذري. أما التدقيق الداخلي الشكلي فلا يكشف شيئًا، وتظهر نتيجته في التدقيق الخارجي.
للتعمق أكثر
فريق الاستشاريين — الابتكار والتميز
يكتب هذه المقالات استشاريو الشركة من واقع مشاريع التميز المؤسسي والجودة وتجربة المتعامل التي ينفذونها مع جهات حكومية وخاصة في الإمارات.
لنبدأ بجلسة تشخيص مجانية
أخبرنا بوضعكم الحالي وهدفكم، وسنعود إليكم بتصور أولي للنطاق والمدة والاستثمار خلال يومي عمل.