الملاحظات التي تتكرر في كل تدقيق تقريبًا، وكيف تغلقها قبل وصول المدقق الخارجي.
بعد عدد كبير من عمليات التأهيل والتدقيق، تتضح أن الملاحظات نفسها تتكرر عبر القطاعات. أغلبها ليس نتيجة نقص في المعرفة، بل نتيجة نظام بُني للتدقيق لا للعمل.
مراجعة الإدارة الشكلية
محضر مراجعة إدارة يغطي البنود المطلوبة شكلًا، لكنه خالٍ من القرارات. المعيار يطلب مخرجات: قرارات بشأن فرص التحسين والتغييرات المطلوبة والموارد. محضر بلا قرارات مسجلة هو عدم مطابقة.
إجراءات تصحيحية بلا تحليل جذري
«تم تنبيه الموظف» ليس إجراءً تصحيحيًا، بل تصحيحًا. الإجراء التصحيحي يعالج السبب الجذري ليمنع التكرار. غياب التحليل الجذري هو أشيع ملاحظة على الإطلاق.
ضبط الوثائق غير المطبق
- نسخ قديمة متداولة في الأقسام بعد اعتماد نسخة محدثة
- وثائق بلا رقم إصدار أو تاريخ سريان
- سجلات مطلوبة بالمعيار غير محفوظة أو غير قابلة للاسترجاع
تقييم الموردين على الورق
وجود معايير تقييم موردين معتمدة، دون سجلات تقييم فعلية لأي مورد خلال العام. المعيار يطلب التطبيق والاحتفاظ بالسجل، لا وجود الإجراء فقط.
كيف تغلقها قبل التدقيق
نفّذ جولة تدقيق داخلي حقيقية قبل موعد جهة المنح بستة إلى ثمانية أسابيع، بمدققين مدرَّبين ومستقلين عن الأنشطة التي يدققونها، ثم أغلق الملاحظات بتحليل جذري موثّق. الجولة الشكلية لا تكشف شيئًا، وستدفع ثمنها في التدقيق الخارجي.
لنبدأ بجلسة تشخيص مجانية
أخبرنا بوضعكم الحالي وهدفكم، وسنعود إليكم بتصور أولي للنطاق والمدة والاستثمار خلال يومي عمل.